これまで全然グループウェアを使っていなくて、使ってみたいけど、
有料のグループウェアをお金かけて導入しても社員が使ってくれるか心配。。。
中小企業では今だに紙ベース、アナログな方法を取っている事が多いので、
コンピュータ化して効率が上がるなら移行していった方が良いが
一気に業務環境を変えるのはリスキーだし、利用する側からも
理解を得にくいので、手始めにグループウェアを導入してみては
いかがかと思います。
グループウェアで出来る事は多岐に渡るので、機能を使いこなせば
かなり便利になるし、効率化できる事もあると思う。
今回は無料でも使えるグループセッション というグループウェアを
試してみました。
クライアント側にはソフトを入れる必要はなく、
InternetExplorerやEdge、Firefoxなどブラウザがあれば良いので導入もし易いと思います。
サーバー機を用意してインストールして設定をすれば良いので
余っているパソコンなどを使用すると良いと思いますが、
クライアントが増えるとメモリーが不足する可能性があるので、
導入後に、Linux系のOSならtopコマンド、Windows系はタスクマネージャで
空きメモリを確認してパフォーマンスが低下しているようであれば
増設するか検討したほうが良いです。
グループセッションでできる事はザッとこんな感じです。
●掲示板
●スケジュール
●ショートメール
●施設予約
●日報
●回覧板
●稟議
●タイムカード
●在席管理
●プロジェクト
●アドレス帳
●ブックマーク
●ファイル管理
●webメール
●安否確認
●アンケート
どれも通常の業務で使える機能ばかりですが、
いきなり全ての機能を使うとなるとパソコン苦手な利用者は
拒絶反応で使わなくなってしまうので、まずはスケジュールで自分の予定を
入れてみるとか簡単なところから使うと良いように思います。
今回、グループセッションをインストールしたサーバは
余っていたマシンで、Core2Duoと言うもう何世代も昔のCPUに
2GBのメモリ、500GBの構成のハードにOSはCentOS(Linux)を
使用しました。
windowsでもインストールは可能なので、どちらを選択しても
大丈夫です。
どちらのOSの場合もJAVA、tomcat、apacheが必要です。
インストールガイドは公式サイトのダウンロードのところに
ありますので、読みながらインストールを進めると良いでしょう。
サーバにするマシンはIPアドレスは自動取得ではなくて
手動で任意のIPアドレスに設定するのを忘れずに！
インストールが終わったら、使用する機能以外は止めておいたほうが
レスポンスがかなり良いです。
公式サイトにあるチューニングもしたほうがレスポンスは
向上しますが、これはあとでもokです。
その後、権限などの設定をしてユーザのアカウントを
作成します。
使用する人数が多いとアカウント作成は面倒な作業ですが。。。
あとは利用者にIDとパスワードをとURLを配って
使って見てもらいましょう。
まだ導入したばかりなので、徐々に色んな機能を
使ってもらおうと思います。
スケジュール管理は結構好評な感じです。
自分の予定だけでなく他の人の予定(公開設定しているもの)も見れるので
意外と便利です。
続報があれば追記します。
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